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Der Bewirtungskostenbeleg

10 Januar 2022

 

Damit ein Bewirtungskostenbeleg den Einzug in die abzugsfähigen Betriebsausgaben/ Werbungskosten findet, sind seit je her viele Formvorschriften zu erfüllen. Im Zuge der Einführung eines elektronischen Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion und der Implementierung einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) sowie der Verpflichtung zur Belegausgabe wurden seitens der Finanzverwaltung die Anforderungen zur steuerlichen Anerkennung von Bewirtungskostenbelegen überarbeitet. Wir möchten die Gelegenheit nutzen, Sie auf die Neuerungen und auch Altbekanntes hin-zuweisen, damit die Abzugsfähigkeit nicht an Formfehlern scheitert.

Rechnungen bis zu einem Betrag von 250,00 Euro (inklusive Umsatz-steuer) müssen den Namen und die Anschrift des Restaurants ent-halten, das Rechnungsdatum, Menge/Art/Umfang der gelieferten Ge-genstände/Speisen/Getränke, den Bruttobetrag, den Steuersatz bzw. den Hinweis auf Steuerbefreiung sowie den Tag der Bewirtung. Hand-schriftliche Ergänzungen sind auf diesen Belegen nicht erforderlich. Bewirtungskostenbelege über 250,00 Euro (brutto) müssen den Vor-gaben einer ordnungsgemäßen Rechnung entsprechen. Das heißt, sie müssen zwingend die folgenden Bestandteile enthalten:

  • Vollständiger Name und Adresse des leistenden Unternehmens und des Empfängers
  • Die Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID-Nummer des leistenden Unternehmers
  • Das Ausstellungsdatum
  •  Rechnungsnummer
  • Die Bewirtungsleistungen sind im Einzelnen zu benennen. Die Be-zeichnung „Speisen und Getränke“ ist nicht ausreichend. Der Hin-weis „Tagesgericht 1“ oder „Mittagmenü 2“ wird anerkannt.
  • Das nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt inklusive des angewendeten Steuersatzes

Ein gezahltes Trinkgeld wird nur dann als Betriebsausgabe zugelassen, wenn es auf der maschinell erstellten Rechnung ausgewiesen ist oder vom Gastwirt der Erhalt auf der Rechnung quittiert wird. Verwendet das Restaurant ein elektronisches Kassensystem mit TSE werden nur noch diese elektronischen Belege und keine handschriftlichen Belege mehr akzeptiert. Diese elektronischen Belege tragen eine Transaktionsnummer sowie eine Seriennummer des elektronischen Kassensystems oder des Sicherheitsmoduls. Die Angaben können auch als QR-Code dargestellt werden.

Die Angaben auf den Bewirtungsbelegen (Teilnehmer und Grund) sind zeitnah zu erbringen und vom Steuerpflichtigen zu unterzeichnen. Wird vom Steuerpflichtigen ein Eigenbeleg digital erstellt, ist dieser mit Angaben zum Ort, Tag, Teilnehmern und Anlass der Bewirtung vom Steuerpflichtigen durch eine elektronische Unterschrift/Genehmigung zu autorisieren. Nachträgliche, nicht dokumentierte Änderungen sind nicht zulässig. Der digitale Eigenbeleg und der Bewirtungsbeleg sind zusammen zu fügen oder durch entsprechende elektronische Hinweise in Verbindung zu bringen.

Sämtliche Formvorschriften gelten auch für Bewirtungsbelege aus dem Ausland. Nur wenn der Steuerpflichtige glaubhaft machen kann, dass im Ausland keine andere Rechnung bzw. kein elektronischer Beleg zu erhalten war, weicht das Finanzamt von den vorgenannten Grundsätzen ab.   

Wir wünschen Ihnen, dass Sie das Essen und den erfolgreichen Geschäftsabschluss trotz dieser Anforderungen genießen können.

Karen Kurp, Senior Manager
Steuerberaterin
Fachberaterin internationales Steuerrecht
Wirtschaftsmediatorin
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